Bureau voor Normalisatie

Contribute helpt het Bureau voor Normalisatie met Oracle Cloud en APEX low-code razendsnel aan een soepel proces voor subsidieaanvragen

Het Bureau voor Normalisatie (NBN) is de uitgeverij die instaat voor het ontwikkelen en het verkopen van Europese en Internationale normen voor het bedrijfsleven. Als lid van ISO en van CEN beheert het NBN een catalogus van meer dan 100.000 normen. Voor het beheer en de verkoop van deze content is een performante IT-architectuur essentieel. Waar voorheen de IT-architectuur van NBN gericht was op open source, heeft NBN in 2021 met Contribute samengewerkt om over te schakelen op een IT architectuur gebaseerd op een cloud native stack, waarbij zowel de software, hardware als service gebaseerd zijn op de Oracle-technologie. De voordelen hiervan zijn, naast een lagere Total Cost of Ownership, een hogere bedrijfszekerheid en minder afhankelijkheid van niche-competenties.

Ook werd aan Contribute gevraagd een eerste applicatie voor subsidieaanvragen versneld te ontwikkelen. Een snelle start was mogelijk dankzij het gebruik van Oracle-APEX low-code voor de applicatieontwikkeling.

Het PNNA-project

Naast het ontwikkelen en verkopen van normen voorziet het NBN een financiering voor de ondersteuning aan onderzoekscentra en sectorfederaties om het gebruik van normen beter ingang te laten vinden bij bedrijven.

PNNA staat daarbij voor prenormatieve onderzoeken (PN) en normenantennes (NA). Deze financiering gebeurt door het NBN in samenwerking met de FOD Economie, waarbij de financiële stromen moeten worden afgestemd op de subsidiedossiers.

Initieel werd dit proces manueel afgehandeld. Met een nieuw PNNA-platform wilde NBN een geïntegreerd platform ontwikkelen om zowel de subsidieaanvragen in te dienen, deze goed te keuren, contracten op te stellen, alsook de financiële afhandeling van de subsidies te regelen.

Hoogdringendheid op PNNA

Terwijl het Oracle-infrastructuurproject bij NBN volop gaande was, was initieel het plan om het PNNA- platform in Open Source te ontwikkelen.
Het leek dan ook voor de hand liggend dat dit het eerste APEX-project voor het NBN zou worden. “De Oracle infrastructuur was gelukkig al voorhanden omdat we reeds bezig waren met die omschakelingen,” vertelt Filip van Contribute.

Maar gezien de initiële analyse reeds gedaan was wilde NBN er versneld werk van maken en het binnen een paar maanden opleveren.

Daarom schakelde NBN de hulp van Contribute in om het PNNA-project zo snel mogelijk live te krijgen. Alle zeilen werden bijgezet door Contribute. “Het gehele PNNA-project – van analyse tot implementatie – is in twee maanden tijd opgeleverd. In september/oktober zijn we in productie gegaan en sinds november is het PNNA-platform volledig live en kunnen de partners van het NBN hun subsidieaanvragen doen.” Aldus Filip.

Robuuste IT architectuur met Oracle

Johan Haelterman, Voorzitter van het Directiecomité bij het NBN: “Voorheen zaten we in een zeer hybride IT-architectuur en dat bracht de nodige risico’s met zich mee op het gebied van continuïteit, onderhoudbaarheid, competentiebeheer, en dus ook van financiële duurzaamheid.

We hebben toen samen met Contribute een analyse gedaan van onze gewenste IT-architectuur voor de toekomst. Contribute is objectief en neutraal te werk gegaan, waarbij verschillende opties werden geanalyseerd en met de directie van het NBN doorgenomen. Een bijkomende bezorgdheid voor het NBN is dat wij als publisher een enorme hoeveelheid digitale assets bezitten, waarbij de confidentialiteit, integriteit en beschikbaarheid essentieel zijn. We hebben uiteindelijk voor Oracle gekozen, omdat dit ons de beste lange termijn garanties gaf voor de noden van het NBN.”

Filip: “Ook voor het PNNA-proces is beveiliging cruciaal. Het is aan ons om elk beveiligingsrisico te vermijden. Er is daarom ook in dit project veel aandacht besteed aan netwerksecurity en bevoegdheden, bijvoorbeeld om toegang te geven tot contracten en subsidieaanvragen.

De gebruikers van de onderzoekscentra of sectorfederaties komen via een speciale VPN binnen, van waaruit ze aanvragen kunnen indienen en hun eigen documenten kunnen beheren. Enkel medewerkers van het NBN hebben een volledig zicht over alle subsidieaanvragen heen.”

Een nieuw platform live in aanzienlijk korte tijd

Vanuit hun software factory, een mix van ervaren en jonge talenten, heeft Contribute de initiële analyse, project opvolging en ontwikkeling gedaan in samenwerking met NBN, waarbij werd samengewerkt met de verschillende partners binnen de subsidiestromen. Er is gesproken met de verschillende sectorfederaties en onderzoekscentra om behoeften af te stemmen rond netwerksecurity, VPN-toegang maar ook functionaliteit. In oktober droeg NBN de nodige use-cases aan en begin november zijn alle betrokken partijen vervolgens uitgenodigd om deel te nemen aan het testen van het nieuwe platform, waarna het PNNA-platform zeer snel operationeel was. “De keuze om dit platform snel operationeel te maken hebben we gemaakt vanuit onze strategie: waarde creëren, een klantgerichte visie en efficiënte processen. De eerste reacties van gebruikers zijn zeer positief, en de partners van het NBN zijn uitermate tevreden omdat het PNNA-proces vandaag een veel snellere doorlooptijd heeft en de subsidies sneller terechtkomen waar ze nodig zijn.” vertelt Johan Haelterman.

Ook Filip kijkt met trots terug op de prestatie van Contribute: “Het speciale aan dit project was de dringendheid en het feit dat we jonge talenten op het project hebben gezet die dit volledig hebben kunnen uitwerken. Zij hebben dit fantastisch gedaan. En dankzij de low-code technologie Oracle-APEX en de software factory werking, hebben we dit project correct en snel kunnen opleveren, met minimale impact op de andere projecten van het NBN.”

Fit met strategie en organisatiecultuur

Johan Haelterman: “Het grote voordeel voor NBN is de keuze voor een gestroomlijnde technologie-stack waarbij het Oracle-platform heel wat lange termijn- voordelen biedt. Ook de Oracle-technologie op zich laat toe onze strategie echt vorm te geven waarbij we performante SaaS-oplossingen kunnen bouwen ondersteund door API-technologie. Aan de andere kant was het voor het NBN van belang een geschikte IT-partner te vinden.”

Johan Haelterman, directeur van NBN:

“Het belangrijkste voor ons is een competente IT-partner te vinden die matcht met onze organisatiecultuur, en dat deze partner de strategie van NBN helpt te realiseren: waardecreatie, klantgerichtheid, efficiëntie en competentie. Deze match hebben we bij Contribute zeker gevonden!”